Es la aplicación de conocimientos, habilidades herramientas y técnicas, a las actividades de un proyecto a fin de satisfacer los requerimientos del mismo. Su gestión puede hacerse a través de una oficina de proyectos, la cual facilita la toma de decisiones.
Es una estrategia muy usada por empresas e instituciones para alcanzar objetivos en un tiempo predeterminado. También puede utilizarse para objetivos individuales
La administración por proyectos la utilizan las empresas públicas, privadas y del sector social, cuando se tiene una tarea o proceso específico a realizar. En ocasiones se contrata a terceros para realizar tareas que las empresas por sus características propias no desean realizar.
Por necesidades propias del servicio de una empresa asigna proyectos a otras, evitando así la contratación de más personal. En México, este proceso, denominado outsourcing, fue aprobado en la Ley Federal del Trabajo. Esta ley faculta a las empresas a la subcontratación. Anteriormente ya existía el outsourcing en la práctica, no estaba expresamente autorizado por la ley.
La administración de proyectos es muy útil para las empresas porque pueden definir objetivos, asignar recursos y personal para lograr objetivos en un tiempo predeterminado. En muchas ocasiones es preferible contratar personas o empresas externas a una institución para realizar un proyecto.
Objetivos claros
La definición clara de lo que se pretende lograr es, por supuesto, la primera tarea. Tanto para la institución dueña del proyecto, como para la empresa o persona que lo va a desarrollar. Aquel que no tiene claros sus objetivos muy pronto llegará a ninguna parte.
Selección del líder del proyecto
Definición de los recursos para el proyecto
Una vez que se tengan los objetivos a alcanzar y el líder del proyecto, se deben de definir los recursos humanos, económicos y materiales necesarios para alcanzar los fines establecidos. Esta planeación debe ser flexible, porque siempre se encontrarán imponderables que resolver.
Acciones con las personas
En todo proyecto las personas son muy importantes. Trate de identificar desde un principio las personas más adecuadas, y rechace a las que no convienen. Tome en cuenta el dicho que utiliza la gente del campo, que con mucha sabiduría señala que Gallina que no da huevos, al caldo. Una vez seleccionado el personal hay que poner manos a la obra.
Evaluación, seguimiento y reconocimiento
Para asegurar que se alcancen los objetivos no basta con tener objetivos claros, un buen líder del proyecto y recursos humanos, financieros y materiales adecuados; es necesario evaluar las etapas del proyecto periódicamente, con la finalidad de identificar desviaciones y poner en práctica las medidas correctivas. Es decir, hay que darle un cuidadoso seguimiento. Además, una vez terminado el proyecto se recomienda reconocer a las personas que se distinguieron por su trabajo en equipo y por su desempeño individual.
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